مراحل بررسي مدارك دانشجویان غیر بورسیه
1. اداره پذيرش و سرپرستی دانشجويان بین المللی (غير ايراني) مدیریت همکاریهای علمی بین المللی دانشگاه، موظف است پس از دريافت مدارك متقاضیان آنها را بررسي کرده و درصورتي كه داوطلب را حائز شرايط عمومي تشخيص دهد، مدارك را از طريق معاونت آموزشي و تحصيلات تكميلي دانشگاه براي بررسي تخصصي به دانشكده و گروه آموزشي مربوطه ارسال نمايد.
2. معاون آموزشي و تحصيلات تكميلي دانشگاه صلاحيت علمي داوطلب را به اداره پذیرش دانشگاه اعلام میکند.
تبصره ی 1: اداره پذیرش در صورت ناكافی بودن صلاحیت علمی داوطلب، میتواند بر اساس نظر دانشگاه برای متقاضي "پذیرش مشروط به گذراندن واحدهاي پيش نياز" صادر نماید؛ در اينصورت ادامه تحصيل دانشجو مشروط به گذراندن موفق دروس مذكور طبق مقررات آموزشي دانشگاه خواهد بود. این مدت نباید بیش از سه نیمسال تحصیلی باشد.
3. پس از دریافت نتيجه بررسي تخصصي مدارك، پرونده ی داوطلب جهت بررسی و تصميم گیری نهايي در کمیته پذیرش دانشجویان بینالمللی دانشگاه مطرح مي شود.
تبصره ی2: در صورتي كه حداكثر ظرف مدت یک ماه پس از ارسال مدارك به واحدهاي آموزشي، نتيجهی درخواست داوطلبان از دانشكده به اداره پذیرش ارسال نشود، پرونده داوطلب در شورای پذیرش مطرح و تصميم‌گيري مي‌شود.
4. متقاضيان ورود به دوره ی دكتری مي توانند درخواست خود را به استاد راهنمای مورد نظر (مطابق با آیین نامه داخلی دانشگاه) كه به تایيد معاون آموزشي و تحصيلات تكميلي دانشگاه رسيده است، ارسال نمایند. سپس اداره پذیرش موضوع را جهت تصمیم گیری بررسی نموده و نتیجه را به دانشجو و استاد مورد نظر اعلام میکند.
5. شيوه نامهی نحوه رسيدگي به پرونده ها، توسط اداره پذیرش پيشنهاد و با تصويب شورای همکاریهای علمی بین المللی لازم‌الاجرا خواهد بود.
6. در صورتي كه کمیته پذیرش دانشجویان بینالمللی دانشگاه زنجان با پذيرش داوطلبان موافقت نمايد، گواهی پذیرش اولیه از سوی معاونت آموزشی صادر می گردد و توسط اداره پذيرش و سرپرستی دانشجويان بین المللی (غير ايراني) دانشگاه به متقاضی ارسال می شود. از متقاضی ثبت نام اولیه بعمل می آید تا پذیرش نهایی یک بازه زمانی سه تا شش ماهه از طرف دانشگاه و وزارت علوم، تحقیقات و فناوری در نظر گرفته می شود. دانشگاه زنجان تا زمان ارائه گذرنامه تحصیلی و روادید تحصیلی از سوی متقاضیان مجاز به ثبت نام قطعی آنان نمی باشد.
7. مكاتبات لازم توسط مدیریت همكاريهاي علمي بين المللي دانشگاه با اداره کل امور دانشجویان غیرایرانی وزارت علوم، تحقيقات و فناوري براي صدور مجوز ثبت‌نام و أخذ رواديد تحصيلي پذيرفته‌شده انجام خواهد شد. تصویر مدارک تحصیلی و هویتی، کاربرگ مشخصات اولیه و کاربرگ ثبت نام دانشجویان غیر ایرانی غیر بورسیه متقاضی یا متقاضیان جهت تایید صلاحیت عمومی و اخذ مجوز تحصیل آنان به اداره کل امور دانشجویان غیرایرانی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری طی لیست یا موردی ارسال می گردد.
8. پس از دريافت موافقت نامه وزارت علوم، تحقيقات و فناوري، مدیریت همكاريهاي علمي بين المللي دانشگاه موضوع را به مراکز زير اعلام مي نمايد:
الف) اداره پذيرش و سرپرستی دانشجويان بین المللی (غير ايراني) جهت پیگیری، ارتباط با معاونت آموزشی و اعلام به متقاضي
ب) اداره کل امور اتباع و مهاجرین خارجی استان/ وزارت کشور جهت صدور برگ مفاصاحساب پی گیری امور کنسولي، جهت اطلاع
9. در صورت حضور فرد متقاضی، پذیرفته شده به اداره پذيرش و سرپرستی دانشجويان بین المللی (غير ايراني) مراجعه نموده تا از طریق گروه همكاريهاي علمي بين المللي دانشگاه با وزارت علوم مکاتبه صورت گیرد (ويژه اتباع داخل كشور). گروه همكاريهاي علمي بين المللي دانشگاه طي نامه اي از اداره كل امور اتباع و مهاجرين خارجي استانداري استان درخواست مينمايد تا براي فرد پذیرفته شده غير ايراني برگ مفاصاحساب کارت هویت و مجوز خروج از كشور صادر نمايد (ويژه اتباع داخل كشور) تا امور كنسولي متقاضي انجام شود (پس از دريافت پاسخ اداره كل امور اتباع و مهاجرين).سپس پذیرفته شده برگه مفاصاحساب را به امور کنسولی وزارت علوم تحویل داده و مدارک لازم را جهت اخذ گذرنامه تحصیلی تکمیل می نماید.
10. در مورد داوطلبان مقیم خارج از ایران، پس از دریافت تاییدیه وزارت علوم، گواهی پذیرش اولیه به همراه مدارک فرد پذیرفته شده به امور کنسولی وزارت علوم جهت صدور روادید تحصیلی ارسال می شود.
11. امور کنسولی وزارت علوم مدارک لازم را به امور دانشجویی و بورسهای وزارت امور خارجه ارسال مینماید تا فرد پذیرفته شده به سفارت کشور متبوع جهت صدور گذرنامه تحصیلی معرفی شود. گذرنامه تحصیلی توسط سفارت کشور متبوع که حدود سه ماه طول می کشد، صادر می شود.
12. وزارت امور خارجه شماره پیگیری اخذ روادید دانشجویی برای فرد متقاضی صادر می کند و با سفارت مربوط جهت صدور روادید مكاتبه مينمايد. شماره پيگيري (Reference Number) رواديد را نیز از طریق وزارت علوم جهت اطلاع به متقاضي به اداره پذيرش و سرپرستی دانشجويان بین المللی (غير ايراني) دانشگاه اعلام مي‌شود تا به فرد متقاضی اعلام شود.
13. متقاضي به سفارت ايران در كشور متبوع جهت اخذ ويزاي تحصيلي مراجعه مينمايد.
14. متقاضي پس از ورود به ايران، به اداره پذيرش و سرپرستی دانشجويان بین المللی (غير ايراني) جهت اخذ مجوز اقامت يك ساله تحصيلي مراجعه مينمايد.
15. اداره پذيرش و سرپرستی دانشجويان بین المللی (غير ايراني) پذيرفته شدگان را به معاونت آموزشي دانشگاه جهت صدور پذیرش نهایی و ثبت نام معرفي و رونوشت نامه را به ادارات زير ارسال مي نمايد:
الف) گروه همكاريهاي علمي بين المللي دانشگاه، جهت اعلام به متقاضي
ب) اداره امور دانشجويي دانشگاه، جهت اطلاع و تسهیل امور رفاهی و اسکان
پ) معاونت آموزشي دانشگاه، جهت اطلاع و اقدام
16. پروانه اقامت در ابتداي هر نيمسال آموزشي كنترل می شود.
17. كنترل عدم بدهي توسط معاونت آموزشي دانشگاه انجام می شود.
18. سنوات تحصیلی پذیرفته شده از زمان ثبت نام نهایی لحاظ می گردد.
19. پذیرش متقاضیان تبعه کشورافعانستان که دارای دیپلم مدارس خودگردان می باشند، ممنوع است.
20. پذیرش داوطلبان غیر ایرانی به ویژه اتباع افغانستان و عراق که همزمان در موسسه آموزش عالی یا دانشگاه دیگر و یا جامعه المصطفی (ص) العالمیه مشغول به تحصیل می باشند ممنوع است.
